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Le scribing au service de l’intelligence collective

Dessin en direct axelmage

Qu'est ce que le scribing ?

Le scribing ou graphic recording est une activité qui consiste à représenter ce qui se dit dans une réunion de groupe, pour un ensemble de personnes, en direct sous la forme d’un mélange de mots et d’images.

Par essence, le dessin en direct, comme le scribing, accompagne la pensée émergente. C’est pourquoi, il est particulièrement adapté aux réunions participatives ou collaboratives, animées en facilitation, où le travail est produit par un groupe dans le temps de la réunion.

Cette forme de compte rendu visuel immédiat est favorable à la concentration des participants (le dessin reflète ce qui se dit et non un autre sujet), à une prise de recul globale associée à la vue d’ensemble qu’elle suppose, à un plus grand nombre d’associations d’idées nées de la juxtaposition des mots et des images et de la spatialisation des idées. enfin, elle est favorable à une compréhension plus grande, grâce à la structuration de l’information.

De nombreuses entreprises ne s’y sont pas trompées, qui font appel à des professionnels du scribing pour récolter les conclusions et points saillants de leurs travaux collectifs, ou bien pour remplacer plus efficacement un compte rendu écrit.

Néanmoins, il y a quelques pièges à connaître dans l’utilisation du scribing.

Les pièges du scribing

Une utilisation purement évènementielle

Parce que voir se composer progressivement un dessin, reflet des échanges en cours, est toujours une source d’animation (en plus d’être une occasion de réflexion), le scribing est souvent utilisé par ses commanditaires comme une activité qui crée l’évènement.

Si jamais le scribeur ne présente sa fresque aux participants ni ne sollicite des retours, à minima sur la pertinence de ce qui est dessiné, on perd une partie de l’intelligence collective dans l’interaction dont on se prive ainsi. On est ainsi beaucoup plus proche d’un dessin « décoratif », moins utile en termes de créativité et productivité.

Une utilisation sans précautions, comme compte rendu

Toute image un peu complexe à lire pour celles et ceux qui n’ont pas assisté à son élaboration – et c’est le cas d’une fresque issue d’une séance de scribing – doit s’accompagner d’explication.

Elle ne peut servir d’outil de communication efficace sans un texte explicatif, détaillant la manière dont est structurée la fresque, la façon dont elle se lit, les sujets auxquels se rapportent les différentes parties et autres éclaircissements favorables à sa bonne compréhension et exploitation ultérieure.

C’est exactement la même chose que l’usage parfois fait des mindmaps (ou cartes mentales, cartes heuristiques) comme compte rendu de réunion. Si la carte sert de compte rendu aux personnes présentes, qui l’ont vu s’élaborer pendant la réunion, elle suffit à elle-même. En revanche, si elle est dédiée à des personnes absentes, elle peut susciter la plus grande perplexité, voire l’énervement, en l’absence d’explications permettant de bien l’exploiter.

Des conditions pratiques à bien évaluer

  • une séance de scribing rend nécessaire un support vertical, solide, de plusieurs mètres de long ( environ 1m de large pour 40 minutes de contenu à scriber) pour fixer une grande feuille de papier quand la séance se fait au feutre sur papier, ou des plaques de carton-plume juxtaposées, si le support e question n’est pas lisse.
  • la surface doit être visible de tous, ce qui bien sûr devient un problème pour les groupes très nombreux, puisqu’à quelques dizaines de mètres de distance, on ne voit plus le dessin. Un renvoi filmé sur écran peut pallier à ce manque. Je fais une parenthèse ici sur l’utilisation de la tablette pour le scribing:  bien qu’il permette à la fois une projection en direct et une exploitation ultérieure plus rapide, grâce à la digitalisation, le dessin sur tablette se heurte pour l’instant à une limite qui est la taille des écrans. Si, en effet, la capture visuelle est conséquence, la fresque dessinée sur tablette, qui en est le produit, sera trop petite pour être lisible dans son ensemble sur écran. Or le grand intérêt d’une fresque de scribing est de donner à voir une image globale, qui manque cruellement à des réunions, où l’habitude du powerpoint avec sa succession d’images, prive d’une vision d’ensemble. Donc, tant que les écrans sont limités en taille, rien ne vaut selon moi, la fresque sur papier ou carton plume.
  • enfin le déroulé de la réunion ou de l’évènement doit permettre à la personne qui dessine de produire un résultat exploitable. Pour cela, s’il est demandé au scribeur de représenter une fresque de plusieurs mètres pendant les 30 minutes ou l’heure de restitution des travaux de sous groupe, ce n’est pas possible. D’une part, parce qu’on compte environ 1 à 1m40 m2 de dessin dans une plage de 40 à 60 minutes de temps, d’autre part parce que la vitesse à laquelle on restitue une synthèse oralement est plus élevée que la vitesse à laquelle on échange des idées. Donc le « scribeur », s’il veut être exhaustif dans sa prise de notes visuelles, va être en retard sur la synthèse orale, ce qui peut finir par produire un grand décalage lorsqu’un grand nombre de synthèses se succèdent. Pour pallier à ce problème: plus le scribeur peut être inclus en amont de la construction de la journée, et apporter ses idées (en plus de ses contraintes), plus le résultat global gagne en qualité.

Si on évite ces quelques écueils, le scribing reste une formidable pratique d’accompagnement des organisations,  à forte valeur ajoutée dans les conditions actuelles du travail, puisqu’il:

  • favorise l’engagement du public
  • focalise l’attention
  • permet aux participants d’être plus créatifs et de mieux mémoriser
  • donne une vision d’ensemble immédiate.