Scribing

Le scribing au service de l’intelligence collective

22 février 2019
Le scribing au service de l’intelligence collective

Le scribing : qu'est-ce que c'est ?

Le scribing ou graphic recording est une activité qui représente les contenus échangés dans une réunion, en direct, à la vue de tous, sous la forme d’une fresque structurée combinant des mots et des images. C'est une sous-partie de la facilitation graphique, qui utilise le même vocabulaire visuel dans des contextes plus larges avec des finalités plus diversifiées. Quand la prise de otes visuelles en direct n'est réalisée que pour soi et ne se fait pas à la vue de tous, elle porte le nom de sketchnoting.

Concrètement, le scribing donne lieu à la production par une personne (un facilitateur graphique) d'un dessin d'autant plus grand que le contenu est dense et la réunion longue (4 à 5 m de dessin pour une réunion d'une journée ne sont pas rares).

Scribing et intelligence collective

Par essence, le dessin en direct accompagne la pensée émergente.

C’est pourquoi, le scribing est particulièrement adapté aux réunions participatives ou collaboratives, où le travail est produit par un groupe dans le temps de la réunion. Le scribing permettra d'en garder une trace sous la forme d'une fresque dessinée qui pourra être conservée et affichée par le commanditaire ou numérisée à posteriori et utilisée à des fins de communication.

Le fait que la fresque produite soit réalisée par une personne présente permet de transcrire visuellement les contenus comme les atmosphères et les interactions entre les personnes. En cela, elle est riche d'informations qui complètent les contenus strictement intellectuels.

Le contexte de son élaboration favorise également un dialogue du facilitateur avec les participants et un ajustement des contenus représentés. Enfin, il est d'usage de laisser le facilitateur graphique présenter à la fin de la réunion la fresque finalisée pour permettre aux participants de se remémorer le chemin parcouru et revoir la progression et leurs idées.

Bénéfices du scribing

Cette forme de compte-rendu visuel immédiat est favorable à la concentration des participants (le dessin reflète ce qui se dit dans le temps de la réunion, il n'est pas utilisé pour distraire). Il est aussi utile à une prise de recul globale en fournissant une vue d'ensemble des contenus échangés. Il permet un plus grand nombre d’associations d’idées chez les membres du groupe grâce à la visualisation des premiers contenus représentés. Enfin, il favorise une meilleure compréhension des échanges, grâce à la structuration de l’information.

De nombreuses entreprises ne s’y sont pas trompées, qui font appel à des facilitateurs graphiques pour récolter les points saillants de leurs travaux collectifs, ou suppléer au compte-rendu écrit.

Mais le scribing a ses pièges qu'il faut connaître.

Les pièges du scribing

Parce que voir se composer un dessin, est une (relative) source d’animation, il arrive que le scribing soit utilisé uniquement dans un but événementiel.

Scribing pour l'évènementiel

Or, si jamais le facilitateur graphique ne présente sa fresque aux participants ni ne sollicite des retours, à minima sur la pertinence de ce qui est dessiné, on perd une partie de l’intelligence collective dans l’interaction dont on se prive ainsi.

L'utilisation qui est faite du dessin est plus décorative que productive.

Compte-rendu pour des personnes absentes

Le scribing conduit à la production d'un visuel sous la forme d'une fresque de taille plus ou moins importante selon la durée et la quantité d'informations de la réunion. Ce visuel est principalement destiné à l'usage des personnes présentent à la réunion (compte rendu visuel), mais il arrive qu'il soit fourni à des personnes qui n'ont pas passisté à cette réunion.

Pour qu'il ne soit pas contre-productif, il doit s’accompagner d’explications pour celles et ceux qui n’assistent pas à son élaboration. En effet, toute image un peu complexe à lire nécessite d'être explicitée.

Elle ne peut servir d’outil de communication efficace à postériori d'une réunion, sans un texte explicatif (ou des explications verbales), détaillant la manière dont est structurée la fresque, la façon dont elle se lit, les sujets auxquels se rapportent les différentes parties et autres éclaircissements favorables à sa bonne compréhension et exploitation ultérieures.

De même pour les cartes mentales (ou cartes heuristiques ou mindmap) qu’on utilise parfois comme compte-rendu. Si la carte mentale est réalisée devant les personnes qui en sont ensuite destinataires, elle suffit à elle-même.

En revanche, si des personnes absentes la reçoivent sans explication, elles peuvent la délaisser faute de comprendre la nature des liens faits et ce qui se cache derrière les mots clés..

Les conditions pratiques du scribing

Une séance de scribing rend nécessaire la fourniture d'un support vertical, solide, de plusieurs mètres de long mais aussi d'une unité de lieu et d'une réunion de durée assez longue (2h à minima).

Les précaution à prendre sur les aspects matériels et la gestion du temps et de l'espace sont détaillées ci-après.

Mettre à disposition du facilitateur graphique un support adéquat

  •  Ce support permet de fixer une grande feuille de papier quand la séance se fait en présentiel ou bien des plaques de carton-plume juxtaposées, si le support disponible n’est pas lisse.
  • la surface doit être visible de tous, ce qui bien sûr devient un problème pour les groupes très nombreux. En effet, à quelques dizaines de mètres de distance, on ne voit plus le dessin. Un renvoi filmé sur écran peut pallier ce manque…. avec des limites : Je fais une parenthèse ici sur l’utilisation de la tablette pour le scribing :  bien qu’elle permette à la fois une projection en direct et une exploitation ultérieure plus rapide, grâce à la digitalisation, le dessin sur tablette se heurte pour l’instant à une limite qui est la taille des écrans. Si, en effet, la prise de notes visuelles est conséquente, la fresque dessinée sur tablette, qui en est le produit, sera trop petite pour être lisible dans son ensemble sur écran. Or le grand intérêt d’une fresque de scribing est de donner à voir une image globale. Donc, tant que les écrans sont limités en taille, rien ne vaut selon moi, la fresque sur papier ou sur carton plume.

Donner du temps au dessin

Enfin, le déroulé de la réunion ou de l’évènement doit permettre à la personne qui dessine de produire un résultat exploitable.

Pour cela, si on attend du facilitateur graphique qu’il représente une fresque de plusieurs mètres pendant les minutes ou l’heure de restitution finale des travaux, ce n’est pas possible. D’une part, parce qu'on couvre plus ou moins 1 à 1m40 m2 de dessin dans une plage de 50 à 60 minutes de temps, d’autre part parce que la vitesse de restitution d’une synthèse orale est plus élevée que celle de sa représentation, ce qui décale le temps de production du dessin.

Donc, pour qui voudra une prise de notes exhaustive, il sera très important d'interroger le facilitateur graphique sur le temps dont il ou elle a besoin. D'ailleurs, d'une manière générale, plus les organisateurs l'incluent en amont de la construction de la réunion, plus le résultat est de qualité.

Facilitation graphique en multiples lieux

Les modalités des réunions collaboratives en grand groupe supposent parfois de faire travailler les participants en sous-groupes dans des salles séparées. C'est un problème pour le facilitateur graphique auquel on demande : soit de courir d'une salle de sous-commission à l'autre, de capter des informations et de les dessiner à l'endroit où la fresque est installée (ce qui est aussi périlleux qu'improductif, l'information ainsi récoltée étant très partielle), soit d'attendre le moment des restitutions souvent trop court (voir paragraphe ci-dessus). Il est préférable dans ce cas d'échelonner les restitutions de manière à permettre une prise de notes visuelles de qualité.

A part ces quelques points de vigilance à connaître, le scribing reste une pratique d’accompagnement des organisations à forte valeur ajoutée, qui :

  • favorise l’engagement du public
  • focalise l’attention du groupe
  • permet aux participants d’être plus créatifs et de mieux mémoriser
  • donne une vision d’ensemble immédiate des contenus d'une réunion.

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